引入“快会务”智能会务管理系统，能过有效帮助大型组织机构提升会议、办会、参会效率。
快会务专注于智能会务管理系统的研发，笔者由于工作原因，每年参与的大型、超大型会议近千场。
本文比较长， 是笔者个人工作经验的总结，欢迎阅读、交流。
粗略总结的提升大型组织机构会议、办会、参会效率的方法主要包括以下几个方面：
1. 明确会议目的和议程：在会议前明确讨论的主题和目的，设计会议议程，确保会议内容与组织目标紧密相关，有助于提高会议的针对性和决策效率。
2. 充分的会前准备：包括收集必要的资料、安排参会人员、确定会议场地等，确保所有参与者都有足够的准备时间。
3. 使用会议管理系统：利用会议管理系统可以帮助减少会议的准备时间，自动化会议通知和预定流程，提供会议议程和参会人员的信息，确保会议的顺利进行。如：快会务。
4. 优化会议流程：通过对现有流程进行优化，比如简化会议流程、减少不必要的会议活动等，可以提高办会效率。
5. 提升沟通力和控场能力：领导和团队成员应掌握高效率会议的召开技巧，明确各角色的职责和任务，提升管理会议的能力。
6. 会议决议及时跟进：会议结束后，应及时跟进会议决议的执行情况，并安排专人督促检查，以确保会议的决策得到有效实施。
7. 注重细节和反馈：会议过程中应注重参与者的参与和反馈，及时调整会议内容和方向，以提高会议的参与度和效率。
8. 利用技术手段：随着技术的发展，如快会务信息化会议管理工具的使用，不仅提高了会议的效率，提升了参会嘉宾的体验，而且为团队合作提供了更多可能性。
设计一个高效的会议议程：
1. 明确会议的目的和目标：这一步骤对于确保会议能够围绕核心议题进行至关重要。
2. 设计清晰的会议议程：包括确定讨论的话题、时间分配以及预期的成果。
3. 考虑会议的背景和参会人员的角色：这样可以帮助每个人清楚自己的角色及时间安排，为会议做好准备。
4. 有效的开场：一个清晰而有力的开场能够为会议的成功奠定基础，避免参与者感到不参与、混乱和困惑。
5. 建立基本的会议规则：如准时开始、尊重迟到人员等，也是提高会议效率的重要措施。
6. 创意方法：采用一些创意方法来提升会议的效率和参与度。
7. 积极结束会议并评估会议效果：确保会议能够达到预期的目标和成果。
会议管理系统的功能主要包括会前管理、会中、会后管理等方面。以快会务为例，具体功能包括：
1. 会前管理：包括会议立项、会议通知、报名缴费、报名审核、日程管理、会议提醒、坐席规划几管理、酒店住宿安排、接送机、会务接待等。
2. 会中管理：签到、制证、入场、涉及布局调整、联系人排序、全体静音、举手发言、分组等功能，以提高会议的互动性和效率。
3. 会后管理：会议纪要、任务分配、完成进度追踪等，帮助组织者整理会议成果并追踪任务进度。
4. 高级功能：如用户与权限管理、会议调度与资源分配、文件共享与讨论记录、会议通知与日程同步、实时互动与反馈收集等。
选择最适合自己的会议管理系统时，应考虑以下几个方面：
1. 功能完善度：选择功能齐全的系统，确保能够满足会议管理的各个环节需求。
2. 易用性：系统的界面设计应友好，操作简单，便于各类用户使用。
3. 定制化服务：根据企业或组织的特定需求，选择提供定制化服务的系统，以更好地适应组织的具体情况。
4. 成本效益：综合考虑系统的价格、功能以及长期使用的成本，选择性价比高的系统。
优化会议流程以提高办会效率：
1. 提前做好会场布置和投影仪布置等准备工作，避免与会人员都到场后一起等待，浪费时间。
2. 会议组织者应该在会前将议论事项整理出来，并且要对这些要点有深入思考，这样会议的流程就会清晰很多。
3. 避免让会议成为批评会或变成领导的独角戏，确保单个会议紧密围绕议题展开，避免议而不决的情况发生。
4. 确保会议后有跟进措施，不断跟进和反馈会议的执行情况，以确保会议的目的得到实现。
5. 对于超大规模会议，采用适当的资源平衡技术，如对流进行按需合流，降低带宽占用和设备压力，有助于扩展各种组合场景。
6. 实施有效的沟通与合作策略，清晰定义任务和依赖关系，使用工具和软件进行管理，定期审查和调整甘特图等，以提高会议效率。
7. 一次完整的会议需要依托会前、会中、会后这三部分进行有规划的展开，并在最短的时间内达到会议目的。
提升沟通力和控场能力的具体方法：
1. 练习积极倾听和专注于非语言交流。
2. 应用PREP沟通法则：结论先行，通过数据、事实验证结论的可靠性，通过事例阐述可靠性的依据，最后通过事例，引起被沟通者的共情及想象。
3. 提升控场能力和临场反应能力的技巧：包括说话的语调、配合肢体语言的展开姿势、穿着职业装、结构化设计。
4. 内容控场法：通过提问设置悬念，引导听众的兴趣，让听众跟着你的思维走。
5. 使用反问式提问：在关键节点上如果无法达成共识，可以尝试采用反问式的提问，以掌握主动地位。
6. 即兴讲话的基本技巧：用词精准、表情柔和、态度谦和、亲和表达感谢、语速、语调有节奏。
7. 学会说敬语、用幽默化解尴尬气氛、语气语调温和、表情配合丰富合理、言谈举止优雅得体大方。
利用技术手段提高会议效率的最新趋势：
1. 移动化：会议参与者可以通过移动设备随时随地接入会议。
2. 智能化和自动化的会议管理软件：集成了人工智能（AI）分析、实时翻译、自动记录和生成会议摘要等先进技术。
3. 视频会议和在线会议工具的广泛采纳：简化了组织管理沟通方式，使得随时随地开启视频会议成为可能。
4. 云视频会议的发展：降低企业投资风险与经营成本，提高企业效率。
5. 无缝集成与自动化的新时代：会议管理系统的新时代核心是无缝集成和自动化，为企业带来更高效、智能化的会议体验。
6. 资源动态伸缩的视频会议系统：适应不同规模和需求的视频会议需求。
7. 智慧会议的扩展应用：从会议记录到知识管理，智慧会议正在走出会议室，在智慧办公空间的打造中，提高办公空间智慧化程度。
8. 互联系统精细化管理：会议服务发展趋势的精细化。
通过明确会议目的和议程、充分的会前准备、引入专业管理系统，如快会务智能会议管理系统、优化会议流程、提升沟通力和控场能力、及时跟进会议决议以及利用技术手段等方法，可以有效提升会议、办会、参会的效率。同时，设计一个高效的会议议程、选择最适合的会议管理系统、优化会议流程、提升沟通力和控场能力以及利用技术手段提高会议效率的最新趋势，都是提高会议效率的重要方面。
原文链接：https://www.zhihu.com/question/484175523/answer/3415402359（略有改动）
