如何高效的办一场大型学术交流会?有什么信息化学术会议管理系统推荐吗?

时间:2023-10-17 阅读:243 作者:一朵懒羊羊

如何高效的办一场大型学术交流会?

在回答这个问题之前,需要先分析一下一场大型学会交流会的一般流程是怎么样的。

一般的学术会议从筹办到结束,主要包括如下过程:

1、调研及立项(已经举办过的可以忽略该过程)

2、会议时间、地点、学术日程确定(此时可以发布第一轮通知)

3、参会嘉宾邀请、拟邀嘉宾的确定,发起邀约

4、参会报名。涉及付费参会嘉宾报名的话,需要确定报名费金额;如有场地限制、接待能力限制的话,需要确定人数限制。

5、交通接待安排(如果涉及的话),需要收集嘉宾到达时间、到达地,安排接送机、接送站人员。

6、住宿安排(如果涉及的话),统计参会嘉宾的住宿需求,提前预定酒店。

7、论文征稿,确定征稿主题、征稿范围、稿件截止提交时间、稿件录用和发版等时间节点。如有需要,则还需要提供论文集的浏览或下载地址(方便会时交流讨论)。

8、各个节点的短信通知、邮件通知或电话提醒。

9、会议报到、接待、安排入住酒店。

10、会前提醒、会场签到、正式开会。

11、会中接送(如有需要的话)。

12、会后结算、发票开具等。

13、会后论文结集出版、成果展示。

14、会后数据统计,会后经验总结等。


有什么信息化学术会议管理系统推荐吗?

学术大会的目的是学术交流、学术讨论,学术交流讨论的灵魂在于参会嘉宾,所以会务管理的本质也就是为了服务于参会嘉宾、保障会议顺利并高效地进行。

基于以上分析,结合笔者调研及使用过的学术会议平台(美迪康、快会务学术汇、meet conf、基源、casconf、easy chair),笔者认为“快会务”是值得推荐的,原因如下:

1、快会务作为专业的大型会务信息化管理平台,能够有效地保障嘉宾会前报名参会、支付、发票申请;

2、快会务完备的会务管理功能,能够帮助主办方或大会组织者解决接送机、酒店预定统计需求;

3、快会务专业的学术管理模块,能够解决论文投稿、在线评审、一键结集提供论文(概要、正文)合集下载;

4、高效的消息通知机制和创新性的大会微网站,能够让参会嘉宾使用起来更方便,让会议信息传播更便捷;

5、在功能完备性上,尤其在线付款、酒店预定、论文征稿这两点上,快会务处于佼佼者的位置。


如果您正在筹备举办一场大型学术会议,不妨多了解一下,欢迎交流学习。

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